Atención negocios: cambia la ley de protección de datos, se aplica el RGPD

Seguro que sabes que existe una Ley de Protección de Datos Personales o, mejor dicho, un Reglamento General de Protección de Datos más conocido por sus siglas RGPD. Este reglamento fue aprobado por la Unión Europea hace ya dos años y por fin entra en vigor el día 25 de mayo de 2018. ¿Por qué te contamos todo esto? Porque te afecta como propietario, gerente o responsable de un negocio de hostelería y restauración.

Así, a partir de finales del mes de mayo el RGPD se convertirá en una norma de obligado cumplimiento para profesionales y empresas que manejan datos de sus clientes y proveedores como, por ejemplo, nombre y apellidos, dirección postal, dirección de correo electrónico, número de cuenta, etc. La protección de datos es muy importante y su incumplimiento puede provocar serios daños de imagen a la empresa “culpable” de negligencia (léase Facebook y compañía). Además, no preservar correctamente los datos personales puede tener consecuencias económicas bastante graves.

El tema no es solo interesante, sino vital y leer el artículo de hoy no te llevará más de 10 minutos. Así que, adelante, vamos a intentar resumir algunas de las novedades del RGPD y a darte varios enlaces web de interés que ayuden a tu bar, restaurante, cafetería o pizzería a cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

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Datos personales en los negocios de restauración

A simple vista podemos pensar que un bar, un restaurante o una cafetería no tienen datos personales que proteger, que no guarda ningún tipo de dato vulnerable y susceptible de ser robado o mal utilizado por parte de terceras partes. Craso error.

Reflexionemos un momento: ¿dónde están los datos personales en un negocio de hostelería y restauración? Toma nota:

  • Página web de tu negocio: formularios de contacto, uso de aplicaciones informáticas que rastrean el origen de las visitas, etc.
  • Tienda virtual de tu negocio: pedidos de compra,  registro de solicitudes, base de datos de clientes…
  • Aplicaciones informáticas: las famosas app que cada día más negocios de restauración hacen crear para que sus clientes hagan los pedidos de bebidas o comidas desde la comodidad de su propio móvil.

Estos son solo algunos repositorios de datos personales que manejan todos los negocios de hostelería y restauración, incluido el tuyo, pero hay muchos más: hojas de sugerencias en papel en las que tus clientes escriben sus datos de contacto, agenda telefónica, facturas pagadas a proveedores, facturas pagadas de tus clientes…

Adelante, echa un vistazo a la oficina de tu negocio y te darás cuenta de la cantidad de datos personales que tienes almacenados y que, por ley, tienes obligación de proteger, custodiar y salvaguardar de terceras personas o entidades que puedan hacer un uso indebido o fraudulento de esos datos tan vulnerables.

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Algunos puntos clave sobre la nueva ley de protección de datos

El RGPD o Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 es tan largo como una semana sin pan. Para ahorrarte trabajo, el equipo del blog de Maquinaria de Hostelería.net se ha puesto manos a la obra, ha leído las 119 páginas de esta importante norma y ha seleccionado algunos de los puntos más importantes que afectan directamente a tu negocio de restauración. Vamos a verlos:

La responsabilidad activa

Cuando leas el RGPD verás repetidas muchas veces las palabras “responsabilidad activa”. ¿Qué significa? Que las empresas tienen la obligación legal de proteger los valiosos datos personales que manejan de todas las formas posibles. Por ejemplo:

  • Implementar medidas de seguridad de todo tipo: digitales en el caso de archivos electrónicos, físicas en el caso de archivos en papel, etc. Hablaríamos de actualización del software de seguridad, de la instalación de cortafuegos en tu tienda virtual, de la instalación de alarmas en tu oficina, etc.
  • Nombrar un delegado responsable de la protección de datos en la empresa. Por defecto, el responsable del negocio es el responsable del tratamiento y protección de los datos privados y profesionales de sus clientes, sus proveedores, etc. ¿Nuestro consejo?: si puedes, delega la responsabilidad de la protección de datos personales a una empresa externa que se ocupe de la protección de datos de tu negocio. Te vas a evitar muchísimos problemas.

El derecho al olvido

Una de las novedades más importantes que lanza el RGPD es garantizar el llamado derecho al olvido por parte del propietario de los datos personales. ¿En qué consiste?  En que si uno de los clientes de tu bar, restaurante, cafetería o pizzería te solicita que borres sus datos personales cuando ya no cumplan con el fin por el que fueron recogidos, tienes obligación de hacerlo.

Un ejemplo: imagina que organizas un concurso de recetas de cocina en Facebook. Tus clientes suben sus fotos de ricas tapas y te confían sus datos personales: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, edad, etc. Termina el concurso, otorgas los premios y sigues utilizando los datos de los concursantes para enviarles publicidad de  nuevos concursos, tickets de descuento para cenas de San Valentín, resúmenes de tu blog… Si el cliente se harta de tus comunicaciones y solicita que elimines total y definitivamente sus datos de tus bases de clientes, no lo dudes, hazlo inmediatamente incluso si tus clientes viven en Francia, Gran Bretaña o Alemania ya que el RGPD lo deja muy claro al garantizar a los ciudadanos europeos el derecho al olvido.

Los datos personales de los menores

Cada día existen más locales infantiles: restaurantes especializados en ofrecer menús infantiles, fiestas de cumpleaños, talleres de cocina para niños, etc.

Si es tu caso, seguramente hayas recogido algunos datos personales de tus pequeños clientes: nombre, apellidos, edad, dirección postal, dirección electrónica, etc. El RGPD no prohíbe que tengas y manejes estos datos de los menores de edad, pero sí te advierte de dos puntos importantes:

  1. El texto que explique cómo protege tu empresa los datos personales de sus clientes (la famosa política de privacidad de las páginas web) debe estar redactado en un lenguaje sencillo de comprender por los pequeños clientes a los que está dirigido.
  2. Si tus clientes tienen menos de 14 años serán sus tutores los que tengan que consentir el tratamiento comercial de los datos. También serán estos tutores los que puedan ejercer el derecho al olvido, el derecho a la rectificación o eliminación de perfiles, fotografías y contenidos textuales, etc.

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Protección de Datos Personales: enlaces de interés

En el artículo de hoy hemos intentado resumir aquellos puntos o apartados de la ley de protección de datos personales que afectan especialmente a los negocios de hostelería y restauración, pero nos hemos dejado bastante material por comentar. ¿Nuestro consejo? Pulsa sobre el título de los siguientes enlaces de interés sobre normativa sobre protección de datos para asegurarte de que tu negocio cumple con la legislación vigente. Es un consejo que te ahorrará tiempo, dinero y, por supuesto, muchos disgustos innecesarios.

Agencia Española de Protección de Datos

Reglamento General de Protección de Datos o RGPD 

Vídeo Tutorial de ayuda sobre el RGPD

Directrices para elaborar contratos entre tu negocio y una empresa que se ocupe del tratamiento de protección de datos.

 

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¿Conocías estos datos sobre el RGPD? ¡Escribe un comentario!

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